個人情報保護の理念
株式会社Poetics（以下、当社）は、言語・音声解析AIの開発および販売を核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報（以下、「個人情報」という。）は、当社にとって重要な情報であり、その個人情報を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。
したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業者への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。
方針
1. 個人情報の取得、利用及び提供に関して
- 適法、かつ、公正な手段によって個人情報を取得いたします。
- 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報を利用いたします。
- 個人情報を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
- 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのための措置を講じます。
- 目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。
2．法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して
個人情報を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業者（以下、「従業者」という）に周知し、遵守いたします。
3．個人情報の安全管理に関して
- 個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、又はき損などの様々なリスクを防止すべく、個人情報の安全管理のための迅速な是正措置を講じる体制を構築し維持いたします。
- 点検を実施し、発見された違反や事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
- 安全に関する教育を、従業者に徹底いたします。
4．苦情・相談に関して
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談については、個人情報問合せ窓口を設け、迅速な対応が可能な体制を構築し、誠意をもって対応いたします。
5．継続的改善に関して
- 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
- 改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。
制定日 2017年10月31日
改訂日 2023年5月1日
株式会社Poetics
代表取締役 山崎はずむ
個人情報保護方針の内容についての問合せ先
株式会社Poetics 個人情報問合せ窓口
〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3 メイゾン原宿502
TEL：03-6450-5518（平日10:00 ～ 17:00）
個人情報に関する責任者：個人情報保護管理者 中西 美鈴
個人情報の取扱いについて
個人情報の種別
利用目的
開示区分
資料請求やお問い合わせを頂いた方の情報
お問い合わせへの対応、サービスに関するご案内のため
開示
お取引先情報
お取引先との連絡、契約の履行、履行請求等のため
開示
イベント参加者情報(当社開催)
イベントの参加申し込み手続き、運営、連絡、管理のため
開示
イベント参加者情報(スペースのレンタルのみ)
イベントの参加申し込み手続き、運営、連絡、管理のため
非開示
従業者情報、退職者情報
人事、総務などの雇用管理のため
開示
採用応募者の方に関する情報
採用選考、連絡のため
開示
採用候補者の方に関する情報(求人情報サイト利用)
採用選考、連絡のため
非開示
【JamRoll】利用者情報
＜登録情報＞
サービスの提供、連絡、管理のため
利用料金の請求およびクレジットカード決済のため
お問合せに対する回答のため
電子メール・書面による情報提供のため
商品、各種サービス、催し物のご案内のため
開示
＜利用者の作成情報：画像データ、音声データ等＞
サービスの開発、運用、保守のため
本ソフトウェアと本サービスの精度向上のため
非開示
顧客から委託された情報
コンサルティング案件の受託、運用、連絡のためシステム開発案件の受託、運用、連絡のため
非開示
仮名加工情報
会議音声データを元に、音声認識の精度を向上させるR/Dを実施するため
非開示
保有個人データの安全管理のために講じた措置に関して
基本方針の策定
当社Webサイトにて個人情報保護方針を公表しております
規律の整備
取得、利用、提供、廃棄といった段階ごとに、取扱方法や担当者及びその任務等について規定を策定し、定期的に見直しを実施しております
組織的安全管理措置
定期的な自己点検、内部監査、外部監査を実施しております
人的安全管理措置
従業者から秘密保持に関する誓約を取得、および、従業者への定期的な教育を実施しております
物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体の盗難等の防止等を実施しております
技術的安全管理措置
外部からの不正アクセスから保護する仕組みを導入しております
外的環境の把握
当社は、外国において個人情報を取り扱う場合は、当該外国の個人情報保護制度などの外的環境に関する情報を把握した上で、個人情報の安全管理のための措置を講じるものとします。個人情報が外国にて取り扱われており、その当該外国の国名、個人情報の保護に関する制度の概要等をお知りになりたい場合は、「個人情報問合せ窓口」までご連絡ください。
開示等の請求手続き
当社がご本人又はその代理人から、当社が保有する保有個人データに関して、ご本人又はその代理人からの、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供の記録（以下、“開示等の請求”という。）にご対応させていただく場合の手続き方法は、下記のとおりです。
1. 開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、個人情報開示等請求書（PDF：49KB）に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。
2. 開示等の請求における提出書面
3. ご本人様確認
当社は開示等請求者のご本人様確認のため、お電話による照合を行います。ただし電話による照合が出来ない場合、運転免許証、住民票、健康保険証等のコピーを提示してもらう場合がございます。
4. 代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書（PDF：49KB）に加えて、下記の書類をご同封ください。
（1）代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証のいずれか１点
※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
（2）委任状
（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）
5. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、500円（税込）の手数料をいただきます。手数料のお支払いは、銀行振込みにて500円（税込）をお振込みください。なお、手数料が不足していた場合、または、お振込の確認が出来ない場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。
※ご本人確認の際、振込先口座情報をお伝えします
※振込手数料はご負担ください
6. 開示等のご請求に対する回答方法
ご請求者のご都合の良い方法（メール、FAX、郵送）により、ご回答いたします。
個人情報問合せ窓口
株式会社Poetics
〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3 メイゾン原宿502
TEL：03-6450-5518（平日10:00 ～ 17:00）
個人情報に関する責任者：個人情報保護管理者 中西 美鈴
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※Cookieとはお客様のPC等のブラウザに情報を保存し、あとで取り出すことができる技術のひとつです。ただし、当社サイトで設定するCookieには特定の個人を識別する情報（氏名、生年月日、電話番号、メールアドレス、住所、口座番号の情報等）は含まれていません。
制定日 2017年10月31日
改訂日 2023年5月1日
株式会社Poetics
〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷3-16-3
メイゾン原宿502
代表取締役 山崎 はずむ
